Vraagbundeling

In deze stap krijgt u zekerheid of er genoeg deelnemers zijn om het netwerk aan te leggen. Als het aantal afgesloten contracten de minimale hoeveelheid haalt, kunnen formele afspraken gemaakt worden met partners (bijvoorbeeld een aannemer) en financiers.

Om zoveel mogelijk deelnemers over te halen wordt een vraagbundelingscampagne opgezet. Houd in de planning rekening met een mogelijke verlenging van de campagnetermijn. Soms is de minimale drempel na een eerste ronde inschrijvingen nog niet gehaald, maar kan die met extra tijd en inzet alsnog worden gehaald.

Hoe zet ik een campagne op?

Maak een campagneplan

De belangrijkste boodschap van de vraagbundelingscampagne is dat snel internet kan worden gerealiseerd als voldoende deelnemers zich inschrijven als klant. Maak duidelijk wat het minimale aantal deelnemers is om verder te kunnen met het project en laat weten dat hoe meer mensen meedoen, hoe lager de kosten per deelnemer zullen zijn. Geef ten slotte aan aan op welke datum wordt besloten of het project door gaat.

Begin met het opstellen van een campagneplan waarin staat hoe de campagne wordt uitgevoerd en door wie. Denk daarbij na over de volgende vragen:

  • Bepaal wat de vraagbundelingsdrempel is: hoeveel deelnemers moeten zich minimaal inschrijven?

  • Met welke specifieke boodschappen kan ik de verschillende doelgroepen in het werkgebied overtuigen? Denk bijvoorbeeld aan het belang van snel internet voor zorg op afstand voor bijvoorbeeld ouderen of voor digitaal onderwijs voor gezinnen met schoolgaande kinderen.

  • Welke mensen of organisaties wil ik inzetten en met wie kan ik samenwerken?

  • Welke communicatiemiddelen en -kanalen kan ik inzetten om het aantal deelnemers zo hoog mogelijk te laten uitvallen? Denk bijvoorbeeld aan lokale media, brochures, website, informatiebijeenkomsten, billboards, een speciale glasvezelwinkel of deur-tot-deur acties.

  • Zijn er speciale acties te verzinnen om de deelname te verhogen? Denk bijvoorbeeld aan kortingen voor vroege inschrijvers of prijsvragen. Ook tuinprikker acties kunnen nuttig zijn. Daarmee vraag je iedereen die meedoet dat aan de buurt te laten zien door een bord in zijn tuin te plaatsen.

  • Hoe kunnen deelnemers zich inschrijven? Denk aan inschrijfmogelijkheden op de website (van dienstenaanbieders) of via informatiebijeenkomsten.

  • Wat is de geplande campagnetermijn?

Evalueer de campagne regelmatig tussendoor: hoe loopt het en wat zijn de reacties? En vooral: waarom doen bepaalde adressen niet mee, en valt hier wat aan te doen? Bij de start van de vraagbundeling moet duidelijk zijn wat de klanten straks voor diensten kunnen afnemen en wat zij moeten betalen. Het gaat zowel om de eigen aansluitbijdrage, als om de abonnementskosten en eventueel andere kosten. De diensten zelf moeten worden omschreven: naast internettoegang bijvoorbeeld televisiediensten en telefoonaansluitingen. En niet alleen de kosten van de diensten moeten duidelijk zijn, maar ook de specificaties, contractduur, de geplande datum van indiensttreding, en andere voorwaarden voor afname van de dienst.


Tip: In deze fase kan het handig zijn een marketing- of communicatiebureau in te schakelen.


Registreer gegevens

Als het goed is heeft de organisatie in eerdere stappen een adressenbestand met geïnteresseerden opgebouwd. Dit bestand kan dienen als startpunt voor de campagne, maar het is van belang ook de andere adressen in het werkgebied (nogmaals) te benaderen. Houd goed bij welke adressen al benaderd zijn, op welke wijze en wie al gereageerd heeft. Verzamel bij voorkeur ook informatie op adresniveau over de bewoners of ondernemers die niet mee willen doen.

Het registreren van gegevens helpt ervoor te zorgen dat iedereen in het werkgebied wordt benaderd, en dat er geen extra energie gestoken hoeft te worden in mensen die al hebben gezegd mee te doen. Soms kunnen mensen die hebben aangegeven niet mee te willen doen, op een later tijdstip alsnog worden overtuigd. Bijvoorbeeld door mensen duidelijk te maken dat afwachten en op een later moment meedoen, tot hogere kosten leidt. Let er wel op dat teveel pogingen om mensen over te halen een averechts effect kan hebben.

Wie betrek ik bij de vraagbundeling?

Meestal zetten de werkgroep en de lokale ambassadeurs samen met de aanbieder(s) die de diensten gaat leveren de vraagbundeling uit. Een lokale organisatie kan het belang van snel internet voor de bewoners en ondernemers in het werkgebied uitdragen en de lokale betrokkenheid vergroten.


Tip: maak gebruik van bekende personen, zoals bijvoorbeeld de burgemeester of wethouders en van organisaties als ondernemersverenigingen of plaatselijke belangenorganisaties en de lokale media. Kijk of zij bereid zijn het initiatief openlijk te ondersteunen.


Ook de dienstenaanbieders spelen een belangrijke rol in de campagne. Zij kunnen bijvoorbeeld helpen door foldermateriaal te verzorgen of aanvullende informatie te leveren. Bovendien beschikken zij over professionele marketingafdelingen.

Hoe voer ik de vraagbundeling uit?

Het makkelijkst is te beginnen met het benaderen van de bewoners die al interesse hebben getoond. Deze groep is het meest enthousiast en kan het project een ‘vliegende start’ geven. Maak zoveel mogelijk gebruik van de gegevens die in de afbakenings- en inventarisatiefase op adresniveau zijn verzameld. Let daarbij op dat eerdere toezeggingen worden nageleefd. Heeft u bijvoorbeeld beloofd geen adressen te verstrekken aan commerciële partijen, dan kunt u die gegevens niet delen met de dienstenaanbieder.

Aanvullend kunt u potentiële deelnemers aanspreken in winkelcentra of tijdens buurtbijeenkomsten. Dit kost de nodige moeite, omdat hier ook mensen zijn die minder geïnteresseerd zijn of die buiten de doelgroep vallen. Een persoonlijke huis-aan-huis benadering is het meest kansrijk: iedereen wordt benaderd. Het persoonlijke contact maakt gerichte uitleg mogelijk. Uiteraard is het langs de deuren gaan wel intensief en tijdrovend.

Wat als de doelstelling niet gehaald is?

Als het aantal inschrijvingen na afloop van de campagnetermijn niet voldoende is voor het uitvoeren van het plan, kunt u de vraagbundelingsperiode verlengen. Soms haalt u het minimaal aantal deelnemers niet in de eerste ronde, maar kunnen mensen in die extra tijd en inzet alsnog worden overgehaald. Maak een eventuele verlengingsperiode niet te lang. Voor de mensen die snel getekend hebben, is het belangrijk om op tijd te horen of het project door gaat. Het momentum van een vraagbundelingscampagne verdwijnt bovendien na verloop van tijd, dan komen er geen nieuwe inschrijvingen meer binnen.

Ga na bij welke doelgroep(en) of in welke delen van het werkgebied de deelname achterblijft. In sommige gevallen kan een nieuwe promotiecampagne, gericht op een bepaald deel van het werkgebied of een specifieke doelgroep, helpen om deze mensen alsnog te enthousiasmeren. Het kan ook zijn dat het een geldkwestie is. Als dit de reden blijkt te zijn, dan is uit de inventarisatie mogelijk een verkeerd beeld gekomen, of is de betalingsbereidheid veranderd. Benadruk de voordelen van de aanbieding: maak duidelijk wat de huidige kosten zijn van verschillende abonnementen voor satelliet tv, telefoon én internet, of maak de kostenbesparing en andere voordelen bij meer thuiswerken of meer gebruik van internet voor thuiszorg, onderwijs of zakelijk gebruik inzichtelijk.

Wat heb ik aan het einde van deze stap bereikt?

DRAAGVLAK

  • Maak gerichte boodschappen over het belang van snel internet voor de verschillende doelgroepen in het werkgebied die het dienstenaanbod ondersteunen. Het kan soms nuttig zijn om één adres met verschillende boodschappen over het belang van snel internet te benaderen.
  • Er zijn voldoende getekende contracten van deelnemers om het bedrijfsplan te kunnen uitvoeren.

REGELGEVING

  • Als het werkgebied bijgesteld moet worden, ga na of de definities van wit, grijs en zwart gebied nog kloppen.

TECHNIEK

  • Als het werkgebied bijgesteld moet worden, verifieer het ontwerp van het netwerk.

FINANCIËN

  • Financiële haalbaarheid is opnieuw getoetst en haalbaar bevonden aan de hand van de werkelijke inschrijvingen

Vierde meetmoment

Aan het einde van deze stap gaat u na of er voldoende inschrijvingen zijn om het netwerk volgens het bedrijfsplan aan te leggen. Misschien lopen de inschrijvingen ook na afloop van de vraagbundelingstermijn nog door of zijn er toch aanpassingen in het bedrijfsplan nodig.